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Office, Outlook, Slack, Handoff – El renacer del lugar de trabajo digital

digitalofficeLa “productividad de Office” ha significado, por aproximadamente dos décadas, Microsoft Office y Outlook en una PC de Windows, y la mayoría de nosotros lo damos por sentado como parte del woodwork tecnológico. Las nuevas versiones de Office y Outlook hace mucho tiempo que superaron la funcionalidad que el 99.9% de nosotros necesita y, con excepción de los cambios de interfaz, como la introducción de Ribbon en el 2007, siempre adoptamos las nuevas versiones con mucha calma.

Sin embargo, la oficina digital ha sufrido un cambio fundamental positivo en los últimos años. Uno que debería provocar un replanteamiento tanto por parte de los usuarios, como de TI.

El renacimiento de Microsoft Office es solo el comienzo
Hace cinco años hubiera dicho que Microsoft Office y Exchange eran dinosaurios moribundos, dado el desarrollo activo de Microsoft de malas versiones móvil y la continua paralización de las versiones de MaOS.

Sin embargo, en los últimos 18 meses, Microsoft ha transformado el Office para los usuarios móviles, y está en camino a hacer lo mismo con la versión de Mac; aunque permanecen algunos problemas.

Outlook está todavía atrasado en lo que se refiere a todas las plataformas que no son Windows, pero Microsoft ﴾por ahora﴿ se ha comprometido a cambiar eso ‐e incluso exponer su funcionalidad a aplicaciones que no son de Microsoft a través de APIs comunes a lo largo de las plataformas. Dele un par de años.

No puedo esperar el día en que Outlook en iOS o Android sea tan bueno como esas aplicaciones nativas de las plataformas, y cuando las características básicas como el bloque de correos electrónicos y los Outlook Groups funcionen en Mac Outlook. Con suerte, SharePoint, Skype for Business y OneDrive seguirán el mismo camino.

La igualdad entre los móviles y la Mac es crítica: el trabajo se ha movido más allá de la PC de Windows, incluso si esa plataforma sigue siendo el centro de gravedad, y las herramientas que usamos necesitan ser totalmente funcionales a lo largo de todo este mundo heterogéneo.

Si Microsoft no hubiera revertido su curso anterior de Office, probablemente, hubiéramos terminado con la deficiente combinación de Office y Outlook en Windows: iWork, Mail, Calendario, Notas y Contactos en MacOS e iOS; Gmail y el WPS Mobile Office de Kingsoft en Android; y Google Apps y el correo web básico en el navegador. ¡Uf!

Colaboración: dos pasos al frente y uno atrás
Pero la nueva oficina no es solamente Office y Outlook, sino también herramientas de colaboración: desde teleconferencias para chats en grupo hasta el intercambio de archivos. Sin embargo, ese mundo es irregular: la suite de colaboración de Microsoft sigue siendo pobre, incluso con las recientes medidas y cambios para llevar SharePoint a iOS y Skype for Business a MacOS, iOS y Android. El hecho es que estamos a años de distancia de esas herramientas que hacen bien el trabajo. Inclusive OneDrive, que ha realizado la mayor parte de mejoras después de Office en la nueva realidad heterogénea, todavía tiene grandes brechas cross‐platform.

Por supuesto, hay más en la oficina digital que solamente Microsoft. Por ejemplo, Slack es la mejor herramienta para chats en grupo. Esta funciona muy bien a través de diversas plataformas, apoya todo tipo de integraciones útiles y da a los usuarios la capacidad de mantener sus conversaciones en privado cuando así lo deseen ‐la gente necesita esa libertad para, sinceramente, trabajar juntos. HipChat de Atlassian también es buena.

Los conocidos servicios de almacenamiento en la nube ‐Box y Dropbox‐ continúan ofreciendo capacidades que a las empresas les gustaría, y evitan que Microsoft se vuelva complaciente con OneDrive y SharePoint.

Las fuertes capacidades de intercambio de Google Drive, también disponibles dentro de su limitada suite de productividad de Google Apps ‐llamada ahora G Suite‐, continúan proporcionando un modelo de modernos enfoques de trabajo colaborativo, señalando el camino al modo en que las aplicaciones más capaces, como Office y iWork, deberían funcionar para proyectos en grupo. Lástima que Google ha continuado limitando las características principales de edición, pero requería el uso de un navegador web.

El otro lado de la colaboración: Handoff y Continuity muestran el camino La suite de iWork de Apple alguna vez fue el portador estándar para los usuarios móviles, pero Microsoft logró ponerse al día mientras Apple dejaba de intentarlo. Asimismo, Office funciona en las cuatro plataformas principales (Windows, MacOS, iOS y Android), mientras iWork funciona solo en dos (MacOS y iOS). Sin embargo, Apple aún tiene algo que ofrecer: Handoff y Continuity, su suite de tecnologías que permiten a las aplicaciones trabajar juntas y realizar actividades para circular de un dispositivo a otro en lo que InfoWorld llama liquid computing.

Es increíblemente potente ser capaz de mandar mensajes desde su Mac, comenzar a escribir un correo electrónico desde su iPhone y terminarlo en su iPad, y que sus contraseñas y favoritos del navegador permanezcan sincronizados en todos sus dispositivos. Encontrará algunos de estos conceptos implementados en algún otro lugar, pero nada tan cohesionado como lo que tiene Apple. Algún día, apuesto que esto se convertirá en una característica intrínseca de las principales plataformas y, quizá, incluso a través de ellas.

Los protocolos inalámbricos como Wi‐Fi Direct y Bluetooth han hecho que sea mucho más fácil conectar dispositivos ad hoc, y dejar que ambos ‐procesos e información‐ fluyan entre ellos.

Puede ver estos protocolos de redes inalámbricas siendo usados en los nuevos enfoques de streaming de las salas de conferencia, hechos posible por el Apple TV y el Google Chromecast. La red inalámbrica ad hoc también ha causado la muerte y desaparición de los, alguna vez emergentes, mobile docks llamados lapdocks, como el Motorola Atrix, diseñados para servir de puente entre los dispositivos móviles y el uso del escritorio. Ahora, puede hacer eso tan solo con los periféricos Bluetooth y unos pocos cables (por ejemplo, para las pantallas). El enfoque de la Wireless Federation es mucho mejor, porque es más flexible y, por tanto, apoyará más posibles combinaciones de dispositivos.

El hardware cambiante en la nueva oficina
La nueva oficina no solo está evolucionando en software. Los dispositivos también están evolucionando. Hemos visto cómo Microsoft y Google replantearon la laptop en vista de la iPad, cuando este parecía una fuerza imparable.

Surface Pro de Microsoft y Chromebook de Google tuvieron comienzos muy complicados, pero ahora parecen estar convirtiéndose en un nuevo tipo de dispositivo llamado tabtop ‐incluso Apple ha rehecho la iPad a imagen de la tabtop en la forma de la iPad Pro. Al igual que muchos aspectos de la nueva oficina, la evolución del tabtop está solo comenzando.

Por mucho tiempo ha habido aplicaciones muy útiles para smartphones y tabletas, pero mucha gente considera que esos dispositivos son demasiado limitantes como para usarlos para el trabajo “real”, incluso si las aplicaciones están disponibles. La tabtop es un paso hacia tener nuestro pastel y comerlo. Luego está el teléfono de escritorio. Los dispositivos móviles y los servicios en la nube ﴾para las computadoras, tanto del trabajo como de la casa﴿ nos permiten trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento.

Sin embargo, nuestros números de teléfono del trabajo no vienen en el viaje y los teléfonos celulares simplemente no pueden hacer el trabajo de un teléfono de escritorio. Esas monstruosidades de comunicaciones unificadas tampoco son la respuesta.

La buena noticia es que estamos en la cúspide de la muy necesaria evolución del teléfono de escritorio, por lo que funciona más como un correo electrónico en el que su cuenta está disponible a lo largo de los dispositivos que usa, sin la molestia de gestionar las reglas de reenvío o interfaces muy pesadas. Cuando ese día venga, vamos a ser realmente libres y podremos trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento ‐sin dejar de ser capaces de apagarlos cuando estemos fuera de servicio.

La nueva oficina digital es la unión de todas estas tecnologías y, sobre todo, los principios subyacentes de las capacidades portátiles de gran alcance en los puntos finales fáciles de usar.

Galen Gruman, InfoWorld.com

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